Werkzame elementen monitoring en evaluatie

Aansluiting:

• De rode draad bij het monitoren en evalueren is dat je aansluit bij processen die er zijn: een nauwe aansluiting bij de praktijk is van belang. Kijk wat al wordt ondernomen, waar de meeste behoefte aan is en waar ruimte is om op aan te haken.
• De vorm van monitoren moet passen bij de behoeften van het netwerk: het ene wijknetwerk heeft meer behoefte aan structurele monitoring en ondersteuning (bijvoorbeeld door frequente aanwezigheid tijdens de bijeenkomsten) dan het andere wijknetwerk. Door goed te luisteren naar behoeften en goede afspraken te maken over hoe monitoring plaatsvindt kun je frictie voorkomen.
• Ook de manier van evalueren sluit aan bij behoeften van het betreffende netwerk. Er zijn verschillende manieren voor evalueren. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van vragenlijsten, opgestelde notulen of groepsgesprekken. In samenspraak hierover beslissen is belangrijk. Bereid indien mogelijk de evaluatie samen met iemand voor, zodat verschillende perspectieven worden meegenomen. 

Algemene randvoorwaarden:

• Stuur aan op het delen en benutten van ieders kennis en ervaring. Door input vanuit verschillende perspectieven worden de uitkomsten versterkt.
• Monitoren en evalueren vraagt om flexibiliteit en goede luistervaardigheden. Het is onderdeel van een cyclisch proces van waarnemen/plannen, handelen, evalueren en aanpassingen maken. Het moet iets zijn waar je met elkaar (van) leert en verder door komt.

• Maak de bevindingen inzichtelijk en bespreek deze met de deelnemers van het geboortezorgnetwerk. Koppel bevindingen van de monitoring en evaluatie altijd terug in de wijknetwerken en laat deelnemers daarop reflecteren. Hierdoor worden bevindingen gedeeld en getoetst en blijven deelnemers actief betrokken bij het proces.
• Zorg dat de bevindingen uit de evaluaties worden opgeschreven en als naslagwerk kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld om de voortgang te bepalen bij volgende evaluatiemomenten.

• Actief aansturen op het inbouwen van evaluaties is belangrijk. Houd hierbij rekening met ervaren tijdsdruk door deelnemers: neem zorgen weg, ga er vanuit dat tijd kostbaar is en maak het belang van evalueren duidelijk. Zorg dat het netwerk op afgesproken tijden (regelmatig) stilstaat bij eerder opgestelde doelen, opbrengsten en aandachtspunten. Bepaal samen op basis daarvan wat er goed gaat en waar eventueel veranderingen nodig zijn.
• Het onderstrepen van de meerwaarde van monitoring en evaluatie helpt om deelnemers te enthousiasmeren. Vertel deelnemers over de meerwaarde en laat het hen ook ervaren door de opbrengsten inzichtelijk te maken.
• Zorg ervoor dat het belichten van voortgang enthousiasmerend werkt (dit hebben we bereikt!) en het belichten van nog te zetten stappen inspirerend werkt (dit kunnen we op deze manier bereiken!)
• Monitoren en evalueren mag leuk zijn, het zou het niet aan moeten voelen als een verplichting of als het (moeten) afleggen van verantwoording. Zorg ervoor dat het interactief is.
• De gemeente heeft een ondersteunende rol in monitoring en evaluatie, het is belangrijk om te voorkomen dat zij als toezichter wordt gezien en het als sturend wordt ervaren. Zorg ervoor dat verantwoordelijkheid bij de deelnemers van het wijknetwerk blijft.
• Doel is dat monitoren en evalueren structureel onderdeel wordt van de wijknetwerken. Geef tools om zelf te monitoren en evalueren (e.g. formats), zorg voor inbedding (in bestaande processen) en kijk welke externe ondersteuning nodig is om het goed te laten verlopen (e.g. oog voor de tijdsdruk van deelnemers en geringe ervaring met het maken van analyses). 
• Houd aandacht voor het vertalen van lessen naar werkzame elementen die gebruikt kunnen worden bij het opzetten van soortgelijke netwerken/activiteiten in andere delen van de stad.

• Korte lijntjes met (in ieder geval) de voorzitters van de geboortezorgnetwerken zijn belangrijk voor goede monitoring en evaluatie. Zorg ervoor dat degene die de monitoring en evaluatie voorbereid zelf ook makkelijk en laagdrempelig benaderbaar is.